Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e oggetto

Il presente accordo fa parte dei Termini di servizio e si applica quando l'Utente (il Titolare) inserisce in PreventivIA dati personali dei propri clienti, fornitori o contatti. PreventivIA, P.IVA (P.IVA in fase di pubblicazione), con sede in (Sede legale in fase di pubblicazione) (il Responsabile), tratta quei dati per conto del Titolare ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

2. Cosa trattiamo

• Finalità: fornire il servizio PreventivIA (preventivi, listini, anagrafica clienti, invio e accettazione online dei preventivi, fatturazione elettronica, funzioni AI, Connettore AI se attivato dal Titolare).
• Interessati: clienti, potenziali clienti, fornitori e contatti del Titolare.
• Dati: nome e cognome o ragione sociale, recapiti, indirizzi, codice fiscale e partita IVA, contenuto dei preventivi e delle fatture, documenti caricati dal Titolare; per chi apre un preventivo dal link, data, ora, indirizzo IP, browser e, se accetta, il nome indicato. Il Titolare non inserisce categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) se non strettamente necessarie al proprio lavoro.
• Durata: per tutta la durata dell'account del Titolare.

3. Impegni del Responsabile

• Tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare, che sono questo accordo, i Termini e l'uso che il Titolare fa delle funzioni del servizio; se ritiene che un'istruzione violi la legge, lo segnala.
• Garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza.
• Adotta misure di sicurezza adeguate (art. 32 GDPR): dati cifrati in transito e a riposo su Google Cloud, accesso ai dati di ciascun Titolare limitato al suo account da regole di sicurezza lato server, accesso amministrativo riservato e registrato, copie e log gestiti dall'infrastruttura Google Cloud.
• Assiste il Titolare nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità): il Titolare può già esportare, correggere e cancellare i dati dall'app.
• Notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta, ogni violazione dei dati personali che lo riguarda, con le informazioni disponibili.
• Assiste il Titolare, per quanto di competenza, nella valutazione d'impatto e nella consultazione preventiva (artt. 35-36 GDPR).
• Mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo e consente verifiche ragionevoli, con preavviso e a spese del Titolare, che non compromettano la sicurezza degli altri clienti.

4. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale l'uso dei sub-responsabili elencati nella pagina sub-responsabili. Il Responsabile impone loro obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo e ne risponde. Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile che riceve i dati dei clienti del Titolare, aggiorna la pagina e lo comunica via email o nell'app con almeno 15 giorni di anticipo: il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e, se non si trova una soluzione, recedere senza penali.

Gli assistenti AI che il Titolare decide di collegare con il Connettore AI (per esempio ChatGPT o Claude) non sono sub-responsabili: il Titolare li sceglie e li usa con i termini del loro fornitore.

5. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni sub-responsabili trattano dati negli Stati Uniti (indicati nella pagina sub-responsabili). I trasferimenti avvengono con le clausole contrattuali standard della Commissione europea e, per i fornitori aderenti, con l'EU-U.S. Data Privacy Framework.

6. Fine del trattamento

Quando il Titolare elimina l'account, il Responsabile cancella subito i dati trattati per suo conto (preventivi, clienti, listini, fatture, file e registri collegati), salvo quanto la legge impone di conservare. Prima dell'eliminazione il Titolare può esportare tutti i dati dall'app.

7. Obblighi del Titolare

Il Titolare garantisce di avere una base giuridica per trattare e inserire in PreventivIA i dati dei propri clienti, di averli informati e di dare istruzioni lecite. Resta responsabile dei contenuti che inserisce e dei documenti che invia.

8. Contatti

Per questioni sul trattamento dei dati: privacy@preventivia.it.